Notas de Gasto + Approvals
Gestión de notas de gasto y aprobaciones sin fricción, integradas con Dynamics 365 Finance y AX 2012
Controla el gasto, acelera aprobaciones y elimina Excel del proceso. Captura desde el móvil, aprueba desde cualquier dispositivo y registra todo dentro del ERP. Solicita una DEMO gratuita con tu circuito real de aprobación.
EL RETO
Notas de gasto que viven fuera del ERP
La necesidad de controlar gastos suele aparecer cuando la organización crece, aumenta la movilidad de los equipos o se endurecen los requisitos de control financiero y auditoría. En ese punto, muchos departamentos siguen gestionando las notas de gasto fuera del ERP.
Escenarios habituales:
- Hojas Excel como sistema «temporal» que acaba siendo permanente
- Tickets en papel o adjuntos dispersos en correos
- Aprobaciones que dependen de estar conectado al ERP o delante del PC
- Poco control real sobre estados, responsables y tiempos
- Reprocesos y dificultad para auditar
Este escenario aparece tanto en:
- Entornos AX 2012 maduros con procesos consolidados
- Organizaciones que ya han migrado a D365 Finance (cloud)
- Empresas con equipos comerciales o técnicos en movilidad
- Compañías con auditorías frecuentes o normativa exigente
- Grupos con políticas de control de gasto centralizadas
Origen del problema
El problema no suele estar en el ERP, sino en el último tramo del proceso: la captura del gasto y su validación. En la práctica:
- Los usuarios no registran el gasto en el momento
- Los responsables no tienen una forma ágil de aprobar
- Se crean atajos operativos fuera del sistema estándar
- El control financiero pierde trazabilidad y consistencia
Con el tiempo, esto genera sobrecoste operativo, reprocesos y dificultad para auditar o escalar el modelo.
LA SOLUCIÓN
El proceso vuelve a estar dentro de Dynamics, no alrededor de él
La solución de Notas de Gasto + Approvals de Revertis extiende el ERP con un circuito completo, sin reemplazar Dynamics.
Se basa en dos aplicaciones móviles y web, desarrolladas sobre Power Apps, integradas con Dynamics 365 Finance (cloud) y Dynamics AX 2012.
Captura desde el móvil
Captura del gasto desde el móvil (foto + datos mínimos).
Envío al circuito del ERP
Envío automático al circuito estándar de gastos/viajes del ERP.
Aprobación desde cualquier dispositivo
Aprobaciones móviles con información suficiente para decidir.
Sin procesos paralelos
Todo queda registrado en el sistema, sin atajos ni Excel.
D365 Finance + AX 2012
Compatible con entornos cloud y legacy en paralelo.
Power Apps nativo
Desarrollado sobre Power Apps: integrable, escalable y mantenible.
OBJETIVO
Devolver el control financiero al ERP, sin romper procesos existentes ni añadir fricción al usuario.
Transformación
De Excel y tickets dispersos a un circuito controlado en Dynamics
Antes
Excel como soporte operativo
Tickets físicos o adjuntos dispersos
Aprobaciones lentas o fuera de circuito
Difícil control y trazabilidad
Después
Captura inmediata del gasto desde el móvil
Justificante electrónico único y consolidado
Workflow de aprobación por roles
Registro listo para contabilizar y procesar pagos en el ERP
Trazabilidad completa sobre estados y responsables
QUÉ INCLUYE
Dos apps + circuito completo integrado con el ERP
Aplicaciones móvil y web
- App de Notas de Gasto para registro rápido
- App de Approvals para aprobar/rechazar
- Desarrolladas sobre Power Apps
Integración con el ERP
- Dynamics 365 Finance (cloud)
- Dynamics AX 2012
- Módulo estándar de gastos y viajes
Circuito de aprobación
- Workflow por roles
- Niveles configurables: revisión, responsable, dirección
- Aprobación o rechazo con comentario
Configuración funcional
- Categorías de gasto
- Medios de pago
- Reglas básicas de validación
Escenarios cubiertos
- Viajes, comidas, parking, kilometraje
- Informe de gastos en PDF (estilo Excel)
- Anticipos y tarjetas corporativas (evolutivo)
¿Quieres ver tu circuito real funcionando con la solución?
Solicita una DEMO gratuita y te mostramos la solución con tu flujo de aprobación y tu formato de informe de gastos, sobre D365 Finance (cloud) o AX 2012.
METODOLOGÍA
Cómo implantamos el circuito en tu organización
01
Análisis del circuito actual
Mapeamos categorías, roles aprobadores y política de gasto
02
Configuración funcional
Definición de categorías, medios de pago y reglas de validación
03
Integración con el ERP
Conexión con D365 Finance o AX 2012 al módulo de gastos/viajes
04
Despliegue de las apps
Activación de Notas de Gasto y Approvals en móvil y web
05
Validación y formación
Pruebas con casos reales y capacitación de usuarios y aprobadores
RESULTADOS
Resultados tangibles en control de gasto y eficiencia operativa
Las organizaciones que implantan la solución suelen conseguir:
- Menos tiempo dedicado a tareas administrativas
- Mayor trazabilidad del gasto (estado, aprobador, evidencias)
- Aprobaciones más rápidas, incluso con responsables en movilidad
- Eliminación de sistemas paralelos (Excel, correos, carpetas)
- Mejor control financiero sin aumentar la carga del ERP
Impacto directo en:
- Eficiencia operativa
- Control del coste
- Auditoría y cumplimiento
ACOMPAÑAMIENTO
La solución crece con el negocio, sin romper procesos existentes
Ajuste a política interna
Adaptación del circuito a tu política real
Evolución del modelo
Anticipos, tarjetas corporativas, pedidos de viaje
Escenarios híbridos
Adaptación a contextos AX 2012 + D365
Crecimiento continuo
Escala con la organización sin reescrituras
SOBRE REVERTIS
Especialistas en Dynamics AX 2012 y D365 Finance
+20 años
de experiencia Partner Microsoft
Entendemos el proceso
No solo la tecnología: el proceso real
Integramos, no duplicamos
El ERP sigue siendo el corazón del sistema
Control financiero real
Soluciones para uso diario, no solo demos
Cloud + legacy en paralelo
D365 Finance y AX 2012, ambos cubiertos